Einführende Darstellungen von Projektmanagement

1. allgemeine Beschreibung & Herkunft:
1.1 Zielorientierung im Projektmanagement (PM)
„Eins-a-Qualität“ wozu? - nachgefragte Flexibilität, hier:
Carespektive betriebliches VorsorgeProjekt
1.2 Weitere Gründe zur Einführung von PM
1.3 Projektmerkmale
1.4 Wie ist PM entstanden?
1.5 was ist Projektmanagement?
1.6 Projekt & das erforderliche Management
2. Aufgaben im Projekt
2.1 Planung
2.1.1 Teilaufgaben der Planung
2.1.2. Schaubild der Teilaufgaben in der Projektplanung
2.2 Vision (Führen) & Abgleich (Kontrolle)
3. Organisationsformen & Kriterien zur Auswahl im Projektmanagement
3.1 aufbauorganisatorische Aspekte zum Abschluß

Zielorientierung im Projektmanagement (PM)…in Beziehung stehen
zu...

„Eins-a“ wozu? nachgefragte Flexibilität wird durch PM realisiert:

"Traditionelle, stark hierarchisch ausgeprägte Organisationsformen, die primär auf die effiziente Abwicklung gut strukturierter, wiederkehrender Aufgaben ausgerichtet sind, werden an Bedeutung verlieren, da sie mit ihrer auf Dauer ausgerichteten Zielsetzung, Aufgabenstellung, Organisationsstruktur und Personal- und Sachmittelplanung der heute geforderten Flexibilität nicht oder nur unzureichend gerecht werden."
(Bachmann/Praloran, 1996, S. 11 f.)

hier: Carespektivprojekt "Betriebliche Vorsorge" >>>

Care..spektive mit betrieblicher Vorsorge

- Serviceprojekt einer ganzheitlichen Institutionenbetreuung -

vor allem betriebliche Altersvorsorge-Lösungen müssen in der sich ändernden Struktur sozialwirtschaftlicher Arbeitgeber im Kontext der Mitarbeiterschaft sowie der beteiligten Institutionen - Zusatzversorgungs- / Versicherungsträger dem wirtschaftlichen Wandel angepasst werden.

Die Einrichtung bzw. Umgestaltung betrieblicher Versorgungswerke erfordert in der Sozialwirtschaft eine branchenspezifische Konzeption. Die sich im Wandel befindlichen Kapitalmärkte bedingen flexiblere Rechnungsgrundlagen der Versicherungssysteme und somit auch Umwälzungsprozesse in öffentlichen Unternehmen (z. B. von Kameralistik hin zur Bilanzierung). Der anhaltende Druck auf abhängige Beschäftigung bringt eine weitreichende Verschärfung des Arbeits- und Tarifrechtes und damit auch der sozialen Sicherungs- und Vorsorgesysteme mit sich. In diesen Bereichen vernetzt „Carespektive“ durchgängige Betreuungsprojekte, in denen Mitarbeiterkommunikation, fachliche und operative Beratung, Geschäftsprozesse, und unterstützende Softwaresysteme ganzheitlich zu integrieren sind.

Die Integration der betrieblichen Altersversorgung (bAV) in öffentlichen / kirchlichen Zusatzversorgungssystemen betrifft sowohl Ablauforganisation und Struktur
sozialwirtschaftlicher Träger, wie auch im besonderen arbeits- und tarifvertragliche Veränderunsprozesse. Die sich hieraus neu entwickelnden Versorgungsordnungen erzeugen einen hohen Anpassungsaufwand (z.B. Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Infodienste für Arbeitgeber und Arbeitnehmer) für IT- Systeme und verwaltungstechnische Abläufe

Für den Gesamterfolg einer Integration der bAV ist es entscheidend, sämtliche
Einflussfaktoren innerhalb einer Wertschöpfungskette kritisch zu hinterfragen und die
Organisation von Aufbau und Ablauf optimal zu gestalten. Nur dann kann eine
unternehmenskonforme und effiziente bAV aufgesetzt werden und Effizienz ist
zunehmend der kritische Faktor im Kostendruck - auch öffentlicher Unternehmen.

Die operative Gestaltung ganzheitlicher, institutionenkonformer Infodienste ist als
„Carespektivansatz“ die Manager Serviceleistung.

1.2 weitere Gründe zur Einführung von PM:

Das Projektmanagement kommt der Personalentwicklung entgegen. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich auf höhere Aufgaben vorzubereiten und sich für Beförderungen zu empfelen.

Überwindung der Hierarchie: Wurde früher Management eigentlich nur vom Vorstand und der Geschäftsleitung verlangt, werden heute auch auf den unteren Hierarchiestufen Managementaufgaben wahrgenommen nach dem Grundsatz "Fachwissen entscheidet".

Eine grösstmögliche Annäherung der Fachbereiche untereinander und eine verstärkte interdisziplinare Zusammenarbeit sind für die Bewältigung der komplexen Aufgabenstellungen in grossen Unternehmen nötig.

Die Produktivität wird dadurch erhöht, dass die mit der Funktionalorganisation verbundene Fachloyalität der Mitarbeitenden durch die Projektorganisation zur Unternehmensloyalität wird.

1.3. Projektmerkmale

1.Einmaligkeit: bezieht sich i. d. R. nicht auf einzelne Aktivitäten, sondern auf die Aufgabe als Ganzes.

2. Zeitliche Befristung: klar definierten Anfangs- und Endzeitpunkt, geht nicht selten mit Termindruck einher.

3. Zielvorgabe: Speziell an der Zielvorgabe bei Projekten ist die Tatsache, dass diese Ziele zeitlich determiniert sind, d.h. sie entfallen nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes.

4. Interdisziplinäre Aufgabenstellung: Zur Aufgabenbewältigung und Zielerfüllung ist das Wissen aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchiestufen notwendig.

5. Ressourcenbeschränkung: Bezieht sich auf das Vorhandensein von personellen, sachlichen und finanziellen Ressourcen.

6. Projektspezifische Organisation: Vorhandene Organisationsstruktur ist nicht ausreichend; es braucht eine neue, speziell auf die Belange des Vorhabens zugeschnittene Organisation.

7. Komplexität: bezieht sich einerseits auf die Zahl der Aktivitäten sowie die am Projekt Beteiligten.

1.4 wie ist PM entstanden?

Die Durchführung grosser Vorhaben ist nicht eine Erscheinung der Neuzeit. Grosse Projekte, wie z. B. der Bau der Pyramiden, des Turms von Babylon oder der Chinesischen Mauer wurden bereits viel früher realisiert.

Aus der Neuzeit stammen jedoch die Entwicklung von Organisationstechniken, die das Projektmanagement effizienter und effektiver machen.

Massgeblichen Anteil an der Entwicklung dieser neuen Organisationstechniken hatten regierungsamtliche Institutionen der USA, die während des 2. Weltkrieges vor besonders schwierige Probleme gestellt wurden, wie z. B. die Entwicklung der ersten Atombombe.

Später entwickelte sich das Projektmanagement in den klassischen Anwendungsbereichen der Luft- und Raumfahrt weiter. Mit der Beteiligung europäischer Firmen an grossen US-Programmen und mit dem Entstehen der europäischen Raumfahrtorganisationen kam das Gedankengut des PM nach Europa und wurde dort sowohl von den Behörden wie auch von der Privatindustrie übernommen.

1.5 Was ist Projektmanagement?

Unter dem Begriff Projektmanagement werden zwei Dinge verstanden:

Projekte sind

2. Planung

Die Planung beschäftigt sich mit der gedanklichen Vorwegnahme der notwendigen Handlungen im Projekt.

Die Planung beginnt mit der Ermittlung zukünftiger Aktivitäten, die zur Erreichung des Projektziels wichtig sind. Dabei ist die Planung nicht nur auf den Projektbeginn beschränkt, sondern sie zieht sich über den ganzen Projektablauf hinweg(rollende Planung).

Das Ziel der Projektplanung ist es, Soll-Vorgaben für das Projekt zu ermitteln. Wichtige Soll-Vorgaben sind:

• die zu erbringenden Arbeitsleistungen (Output)
• Projektphasen und -organisation
• Termine, Ressourcen und Kosten

Diese Vorgaben ermöglichen einen Soll-Ist-Vergleich während der Projektdurchführung und erlauben der Projektsteuerung, korrigierende Massnahmen einzuleiten.

Problem bei der Projektplanung:

je einmaliger, neuartiger und komplexer und interdisziplinärer sich ein bestimmtes Projekt präsentiert, desto aufwändiger erweist sich die dazugehörende Projektplanung.

 

Lösung:

• Planungsumfang dem Projekttyp anpassen
  (hinreichend detailliert bei genügender Flexibilität)
• Projektplanung schrittweise konkretisieren
  (z. B. zu Beginn des Projektes nur die Eckpfeiler des Gesamtprojektes vorgeben und die Teilphasen des Projektes sukzessive konkretisieren

2.1 Teilaufgaben der Planung

1. Situationsanalyse

V. a. ausserbetriebliche und personelle Rahmenbedingungen müssen bekannt sein, um eine zweckmässige Projektabgrenzung und Zieldefinition zu ermöglichen.

2. Zieldefinition

"Grundvorraussetzung bei der Planung ist die Definition von klaren und eindeutigen Zielen, da jedes Projekt einen ganz bestimmten Zweck zu erfüllen hat." (Madauss, 1994, S. 186.)

Allseitig akkzeptiert werden

• zu erbringende Arbeitsleistungen
• Terminziele
• Kostenziele
• Qualitätsziele

3. Zerlegung des Projektes

Der Zweck der Strukturierung besteht darin, eine Übersicht über das Projekt zu schaffen, Teilprojekte zu bilden, Zusammenhänge aufzudecken und Nahtstellen zu definieren. Eine detaillierte Strukturierung des Projektes verhindert das Vergessen von notwendigen Arbeitspaketen und somit Termin- und Kostenüberschreitungen oder Qualitätsmängel.

4. Organisationsplanung

Bewertung und Auswahl einer zweckmässigen Projektorganisation für das Projekt (vgl. Kapitel 3).

5. Terminplanung

Schätzung der Dauer aller Aktivitäten, Bestimmen und Festhalten von Meilensteinen.

6. Betriebsmittelplanung

Zeitlicher und mengenmässiger Einsatz von Produktionsfaktoren (Maschinen, Apparate, Werkzeuge, Computer etc.)

7. Personalplanung

"Ein gutes Projekt steht und fällt mit den involvierten Personen." (Lohoff/Lohoff, 1995, S. 74.)

Zu berücksichtigen sind v.a.

• Personalbedarfsermittlung (Anzahl, Qualifikation von Projektleiter und -mitarbeiterInnen)
• Personalbedarfsdeckung (intern und extern)

Beizug extrener ProjektmitarbeiterInnen / externer Berater: Diese sollten wenn möglich branchenspezifische Kenntnisse mitbringen, vor allem aber Methoden- und / oder spezifisches Fachwissen mitbringen. > Personeinsatz (Verfügbarkeit)

8. Kostenplanung

Weil die Projektkosten nur in der Planungsphase massgeblich beeinflussbar sind, ist es wichtig, dass mittels der Projektkostenplanung alle Kosten ermittelt werden, die im Zusammenhang mit der Projektdurchführung anfallen (Personalkosten und Kosten für von aussen bezogene Sachmittel und Dienstleistungen).

2.1.2 Schaubild der Teilaufgaben in der Projektplanung

2.2 Vision (Führung) & Abgleich (Kontrolle)

Während die Projektplanung hauptsächlich zu Beginn eines Projektes zum Tragen kommt, spielen die Projektdurchführung und -kontrolle über die gesamte Laufzeit eines Projekts hinweg eine zentrale Rolle.

Damit das Erreichen der Projektziele garantiert werden kann, müssen die Abweichungen (Soll/Ist) zwischen dem Projektplan und dem realen Projektverlauf möglichst frühzeitig erkannt und gelenkt werden.

3. Organisationsformen & Kriterien zur Auswahl im Projektmanagement:
Alternativen zur Realisierung der PM-Aufgaben

3.1 Aufbauorganisatorische Aspekte zum Abschluß